Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

1. Gegenstand und Dauer der Verarbeitung

Dieser AVV definiert die Bedingungen, unter denen Sens-AI personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, im Rahmen der Bereitstellung des SaaS-KI-Chatbot-Dienstes.

Der AVV tritt mit dem Datum der Dienstanmeldung in Kraft und gilt waehrend der gesamten Vertragsdauer sowie waehrend des Zeitraums, in dem Sens-AI personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden aufbewahrt.

2. Art und Zweck der Verarbeitung

Sens-AI bietet einen SaaS-KI-Chatbot-Dienst an, der unter anderem Folgendes ermoeglicht:

• Verwaltung von Konversationen zwischen Endnutzern und dem Chatbot
• Hosting, Speicherung, Suche und Analyse von Konversationsinhalten
• Indexierung und semantische Suche in der Wissensdatenbank des Kunden
• Verwaltung von Benutzerkonten und Zugriffsrechten
• Support-, Verbesserungs- und Ueberwachungsfunktionen
• Die Terminbuchung: Angebot von Zeitfenstern nach der Verfuegbarkeit des vom Kunden verbundenen Kalenders, Bestaetigung der E-Mail-Adresse des Besuchers und Erstellung des Termins in diesem Kalender, danach Verfolgung nur dieser Termine (Absage, Verschiebung oder Ablehnung im Kalender) und Loeschung des Termins auf Weisung des Kunden oder bei Ablehnung durch den Gast

3. Arten verarbeiteter personenbezogener Daten

Abhaengig von der Konfiguration des Kunden koennen die verarbeiteten Daten umfassen:

• Identifikationsdaten: Name, berufliche E-Mail-Adresse, Benutzer-ID
• Verbindungsdaten: Protokolle, IP-Adresse, Sitzungskennungen, Zeitstempel
• Konversationsinhalte: im Chatbot eingegebene Textnachrichten
• Telefonnummer: Rufnummer des Anrufers im Telefonkanal oder eine waehrend eines Gespraechs mitgeteilte Nummer, verarbeitet zur Identifikation der Person und fuer den Rueckruf durch einen Mitarbeiter; 90 Tage gespeichert, wie das zugehoerige Gespraech
• Wissensdatenbankdaten: Inhalte hochgeladener Dateien (PDF, DOCX, CSV) und gecrawlter Webseiten
• Nutzungsdaten: Nutzungsstatistiken, Konfigurationen, Einstellungen
• Abrechnungsdaten: Kunden-ID, Abonnementplan, Zahlungsverlauf
• Termindaten: Name, E-Mail-Adresse (mit einem Einmalcode bestaetigt) und, falls angegeben, Telefonnummer des Besuchers; Terminart, Datum und Uhrzeit; bei einer periodischen Loeschung automatisch entfernt, nachdem 90 Tage seit dem Ende des Termins vergangen sind
• WhatsApp- und SMS-Nachrichten: Nummer des Anrufers (verschluesselt bis 45 Minuten nach Beginn des Anrufs, danach Hashwert und maskiert), waehrend des Anrufs erteilte Zustimmung, Inhalt und Zustellstatus der Nachricht; Versanddatensatz nach 90 Tagen geloescht, WhatsApp-Zustimmungsnachweis nach 13 Monaten geloescht, Sperrliste ohne zeitliche Begrenzung (Abschnitt 7)

Speicherfristen:

Automatische Loeschung nach 90 Tagen:

Gespraeche und die darin enthaltenen Nachrichten werden 90 Tage nach dem letzten Austausch endgueltig geloescht, ohne das Vertragsende abzuwarten. Die Loeschung ist unwiderruflich und umfasst auch Anhaenge, Kontaktverknuepfungen und Analyseeintraege, die diesen Gespraechen zugeordnet sind.

Zwei Ausnahmen:

• ein Gespraech, das noch von einem Mitarbeiter bearbeitet wird (eskaliert, uebergeben oder einem Teammitglied zugewiesen), wird bis zu seinem Abschluss aufbewahrt; danach gilt die Frist von 90 Tagen;
• Daten, die Sens-AI aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung aufbewahren muss, insbesondere Abrechnungsdaten.

Der Kunde kann seine Gespraeche jederzeit vor diesem Zeitpunkt ueber das Dashboard oder die API exportieren. Sens-AI fuehrt ein Verzeichnis der Loeschvorgaenge (Datum, Umfang) gemaess Artikel 5 Abs. 2 DSGVO, ohne die geloeschten Inhalte aufzubewahren.

4. Kategorien betroffener Personen

Personen, deren Daten verarbeitet werden, koennen umfassen:

• Endnutzer des Chatbots: Kunden, Interessenten und interne Nutzer des Verantwortlichen
• Teammitglieder des Kunden: Administratoren und Operatoren, die das Dashboard nutzen
• Rechnungskontakte: Personen, die fuer die Zahlung und Verwaltung von Abonnements verantwortlich sind
• Besucher, die Termine buchen: Personen, die ueber den Chatbot ein Zeitfenster beim Kunden buchen
• Anrufer, die eine Nachricht erhalten: Personen, die waehrend eines Anrufs zustimmen, einen Link per WhatsApp oder SMS zu erhalten

5. Pflichten des Auftragsverarbeiters (Sens-AI)

Sens-AI verpflichtet sich zu:

• Dokumentierte Weisungen: personenbezogene Daten nur gemaess den dokumentierten Weisungen des Kunden zu verarbeiten
• Vertraulichkeit: sicherzustellen, dass autorisierte Personen einer Vertraulichkeitspflicht unterliegen
• Sicherheit: geeignete technische und organisatorische Massnahmen umzusetzen (Artikel 32 DSGVO)
• Meldung von Verletzungen: den Kunden unverzueglich ueber jede Verletzung personenbezogener Daten zu informieren
• Unterstuetzung bei Rechten: den Kunden bei der Ausuebung der Rechte betroffener Personen zu unterstuetzen
• Zweckbindung: personenbezogene Daten nicht fuer andere Zwecke als die Erbringung des Dienstes zu verwenden und sie weder zu verkaufen, zu vermieten noch fuer eigene Zwecke zu nutzen, vorbehaltlich der in Abschnitt 7 beschriebenen Sperrliste

6. Pflichten des Verantwortlichen (Kunde)

Der Kunde verpflichtet sich:

• Sicherzustellen, dass die Sens-AI anvertraute Verarbeitung den geltenden Datenschutzgesetzen entspricht
• Sens-AI dokumentierte, rechtmaessige und verhaeltnismaessige Weisungen zu erteilen
• Sens-AI ueber alle Aenderungen zu informieren, die diese Weisungen betreffen

7. Unterauftragsverarbeiter

Der Kunde genehmigt Sens-AI, die folgenden Unterauftragsverarbeiter zur Erbringung des Dienstes einzusetzen.

Kalender des Kunden (Google Kalender)

Der Kunde waehlt Google selbst und schliesst den Vertrag direkt mit Google. Wenn der Kunde seinen Google Kalender verbindet, erstellt Sens-AI dort auf dokumentierte Weisung des Kunden die von seinen Besuchern gebuchten Termine; Google verarbeitet diese Daten anschliessend im Rahmen des eigenen Google-Kontos und -Vertrags des Kunden und ist kein Unterauftragsverarbeiter von Sens-AI. Sens-AI liest danach Status, Uhrzeiten und Antwort des Gastes nur dieser Termine erneut, empfaengt die Aenderungsbenachrichtigungen des gewaehlten Kalenders (ohne Termininhalt) und loescht den Termin, wenn der Kunde ihn im Dashboard absagt oder freigibt oder wenn der Gast die Einladung abgelehnt hat. Der Kunde stellt sicher, dass fuer sein Google-Konto angemessene Verarbeitungs- und Uebermittlungsbedingungen gelten. Diese Aufteilung schliesst keine der eigenen Pflichten von Sens-AI nach der DSGVO aus. Sens-AI uebermittelt an Google ausschliesslich: den Namen der Terminart und den Namen des Besuchers (Titel); die bestaetigte E-Mail-Adresse und den Namen des Besuchers (Gast, dem Google die Einladung sendet); einen festen Buchungshinweis und die Telefonnummer des Besuchers, falls angegeben (Beschreibung); den vom Kunden eingegebenen Ort, falls vorhanden; Datum, Beginn- und Endzeit sowie die Zeitzone; eine technische Terminkennung und eine private technische Eigenschaft, die ihn als von Sens-AI erstellt kennzeichnet.

WhatsApp- und SMS-Nachrichten

Wenn der Kunde den Versand von WhatsApp- oder SMS-Nachrichten aktiviert, sendet Sens-AI waehrend eines Telefonanrufs und nur nach der ausdruecklichen, muendlich erteilten Zustimmung des Anrufers eine vorgegebene Nachricht mit einem Link: auf WhatsApp vom WhatsApp-Business-Konto von Sens-AI (Anzeigename "SensAI"), per SMS vom alphanumerischen Absender "SensAI". SMS werden von Telnyx LLC versendet und WhatsApp-Nachrichten von Telnyx LLC weitergeleitet; WhatsApp-Nachrichten werden von Meta Platforms Ireland Ltd uebermittelt, das diese Daten im Rahmen seiner Datenverarbeitungsbedingungen an Meta Platforms, Inc. (USA) uebermitteln kann. Widersprueche (Antwort STOP auf WhatsApp, "Keine Nachrichten mehr von SensAI erhalten" auf der Linkseite) gelten fuer die gesamte Plattform: Sens-AI bewahrt den Hashwert der betroffenen Nummern ohne zeitliche Begrenzung auf, auch nach Vertragsende, damit ihnen keine Nachricht mehr gesendet wird.

8. Sicherheitsmassnahmen

Gemaess Artikel 32 der DSGVO setzt Sens-AI folgende Massnahmen um:

• Verschluesselung bei der Uebertragung: alle Kommunikationen werden via TLS/HTTPS verschluesselt
• Verschluesselung im Ruhezustand: gespeicherte Daten werden im Ruhezustand verschluesselt
• Zugriffskontrolle: Authentifizierung mit gehashten Passwoertern (bcrypt), mandantenbasierte Zugriffsverwaltung
• Datenisolierung: logische Trennung pro Mandant
• Ratenbegrenzung: Schutz vor Missbrauch und Denial-of-Service-Angriffen
• Protokollierung: Zugriffs- und Betriebsprotokolle fuer Rueckverfolgbarkeit

9. Uebermittlungen ausserhalb des EWR

Die Hauptinfrastruktur von Sens-AI wird in der Europaeischen Union gehostet. Wenn Uebermittlungen ausserhalb des EWR erforderlich sind, unterliegen sie den von der Europaeischen Kommission verabschiedeten Standardvertragsklauseln (SCCs).

Bitte beachten Sie Abschnitt 7 oben fuer die detaillierte Uebermittlungstabelle je Unterauftragsverarbeiter.

WhatsApp-Nachrichten (Abschnitt 7) werden von Meta Platforms Ireland Ltd mit Sitz in der EU (Irland) uebermittelt, das diese Daten im Rahmen der Datenverarbeitungsbedingungen von Meta an Meta Platforms, Inc. (USA) uebermitteln kann: SCCs und, gemaess den Bedingungen von Meta, das EU-US Data Privacy Framework.

Die beschriebenen Uebermittlungen umfassen nicht die an den Google Kalender des Kunden uebermittelten Termine (Abschnitt 7): Wo Google sie speichert, richtet sich nach dem eigenen Google-Konto und -Vertrag des Kunden. Die Pflichten von Sens-AI fuer jede Uebermittlung, die es selbst vornimmt, bleiben unberuehrt.

10. Meldung von Datenschutzverletzungen

Im Falle einer Verletzung personenbezogener Daten verpflichtet sich Sens-AI:

• Den Kunden unverzueglich nach Kenntnis der Verletzung zu benachrichtigen
• Verfuegbare Informationen zur Bewertung der Verletzung bereitzustellen
• Den Kunden bei der Meldung an die Aufsichtsbehoerde (CNIL) und gegebenenfalls an die betroffenen Personen zu unterstuetzen

11. Audit und Ueberpruefung

Der Kunde hat das Recht, die Einhaltung dieses AVV und der DSGVO durch Sens-AI zu ueberpruefen:

• Durch Informationsanfragen und Sicherheitsdokumentation
• Durch Audits vor Ort oder aus der Ferne nach angemessener Vorankuendigung
• Durch einen vom Kunden beauftragten unabhaengigen Pruefer

12. Datenverarbeitung nach Vertragsende

Nach Vertragsende waehlt der Kunde zwischen:

• Rueckgabe: Export personenbezogener Daten mit anschliessender Loeschung durch Sens-AI
• Loeschung: dauerhafte Loeschung personenbezogener Daten, vorbehaltlich der Daten, die Sens-AI zur Erfuellung einer gesetzlichen Pflicht aufbewahren muss

Der Kunde hat 30 Tage nach Vertragsende Zeit, den Datenexport zu beantragen. Nach Ablauf dieser Frist loescht Sens-AI die Daten dauerhaft.

Abweichend davon werden bei Vertragsende nicht geloescht: die Sperrliste fuer WhatsApp- und SMS-Nachrichten (Hashwert der Nummer, ohne zeitliche Begrenzung aufbewahrt) sowie, hoechstens 90 Tage nach jedem Versand, die verschluesselte Kopie der Nummer, die den Widerspruch ueber die Linkseite ermoeglicht (Abschnitt 7). Sens-AI fuehrt diese plattformweite Liste als Verantwortlicher, ausschliesslich um Widersprueche zu beachten.

Sens-AI bestaetigt dem Kunden auf Anfrage die ordnungsgemaesse Durchfuehrung der Loesch- oder Anonymisierungsvorgaenge.

Ausser den in Artikel 7 beschriebenen Loeschungen (eine vom Kunden veranlasste Absage oder Freigabe, die Ablehnung durch den Gast) loescht Sens-AI keine Daten im Google Kalender des Kunden: Bereits erstellte Termine und die an Besucher gesendeten Einladungen bleiben dort nach Vertragsende, nach der Trennung des Kalenders oder nach der Loeschung nach 90 Tagen; sie gehoeren dem Kunden.

13. Kontakt DSB

Bei Fragen zu diesem AVV oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten koennen Sie unseren Datenschutzbeauftragten kontaktieren:

Dieser AVV unterliegt dem franzoesischen Recht. Jeder Streit bezueglich seiner Auslegung oder Ausfuehrung unterliegt der ausschliesslichen Zustaendigkeit der Gerichte in Paris.