Datenschutzerklarung

1. Verantwortlicher

Der Verantwortliche fur die Verarbeitung personenbezogener Daten auf sens-ai.biz und uber die Sens-AI-Dienste ist:

2. Erhobene Daten

Im Rahmen der Bereitstellung unserer KI-Chatbot-Dienste erheben wir folgende Datenkategorien:

• Identifikationsdaten: Name, berufliche E-Mail-Adresse
• Kontodaten: Zugangsdaten, Benutzereinstellungen
• Gesprachsdaten: mit dem KI-Chatbot ausgetauschte Nachrichten, Gesprachsverlauf
• Telefonnummer: Rufnummer des Anrufers im Telefonkanal oder eine wahrend eines Gesprachs mitgeteilte Nummer, verwendet zur Identifikation der Person und fur den Ruckruf durch einen Mitarbeiter; 90 Tage gespeichert, wie das zugehorige Gesprach. Die einem Mitarbeiter zugewiesene Nummer gehort Sens-AI und wird im Rahmen des Abonnements bereitgestellt.
• Technische Daten: IP-Adresse, Browsertyp, Cookie-Daten
• Nutzungsdaten: Nutzungsstatistiken, Verbindungsprotokolle

3. Zweck der Datenverarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden fur folgende Zwecke verarbeitet:

• Bereitstellung und Betrieb des KI-Chatbot-Dienstes
• Verwaltung Ihres Benutzerkontos
• Verbesserung der Qualitat unserer Dienste
• Technischer Support und Kundenbetreuung
• Dienstbezogene Mitteilungen (Updates, Wartung)
• Erfullung gesetzlicher Pflichten

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Datenverarbeitung basiert auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Vertragserfullung: die Verarbeitung ist fur die Bereitstellung des KI-Chatbot-Dienstes erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Berechtigtes Interesse: Verbesserung unserer Dienste und Plattformsicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Einwilligung: fur nicht wesentliche Cookies und Marketingkommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

5. Aufbewahrungsfristen

Ihre personenbezogenen Daten werden fur folgende Zeitraume aufbewahrt:

6. Auftragsverarbeiter

Fur den Betrieb unserer Dienste nutzen wir folgende DSGVO-konforme Auftragsverarbeiter:

Ihre Gesprachsdaten werden im Europaischen Wirtschaftsraum (EWR) gehostet. Hosting, Datenbank, Dateispeicher und KI-Sprachmodell befinden sich samtlich in der EU.

Es bestehen folgende Ubermittlungen ausserhalb des EWR, samtlich abgesichert durch die Standardvertragsklauseln der Europaischen Kommission (SCC): unser E-Mail-Dienstleister Loops.so hat seinen Sitz in den USA und erhalt ausschliesslich die zum Versand erforderlichen Daten — E-Mail-Adresse, Name und Kommunikationseinstellungen — jedoch keinerlei Gesprachsinhalte; einzelne Infrastrukturanbieter speichern Ihre Daten in der EU, konnen im Rahmen ihres technischen Supports jedoch aus den USA darauf zugreifen; Zahlungen werden uber internationale Zahlungsnetze abgewickelt, die zusatzlich PCI-DSS-zertifiziert sind; unser Telefonieanbieter Telnyx LLC (USA) leitet Anrufe des Sprachkanals weiter und hostet die zugewiesenen Rufnummern; er versendet ausserdem die SMS und leitet die in Abschnitt 10 beschriebenen WhatsApp-Nachrichten weiter; und Meta Platforms Ireland Ltd (EU, Irland), das die in Abschnitt 10 beschriebenen WhatsApp-Nachrichten uebermittelt, kann diese Daten im Rahmen seiner Datenverarbeitungsbedingungen an Meta Platforms, Inc. (USA) uebermitteln (SCC und, gemaess den Bedingungen von Meta, das EU-US Data Privacy Framework). Die Einzelheiten je Anbieter finden Sie in Artikel 7 unseres Auftragsverarbeitungsvertrags.

7. Ihre Rechte

Gemas der DSGVO haben Sie folgende Rechte:

• Auskunftsrecht: Bestatigung erhalten, dass Ihre Daten verarbeitet werden, und eine Kopie erhalten
• Recht auf Berichtigung: unrichtige oder unvollstandige Daten berichtigen
• Recht auf Loschung: Loschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen
• Recht auf Datenubertragbarkeit: Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erhalten
• Widerspruchsrecht: der Verarbeitung Ihrer Daten aus berechtigten Grunden widersprechen
• Recht auf Einschrankung: Einschrankung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen

Zur Ausubung dieser Rechte kontaktieren Sie uns unter: info@sens-ai.biz

Sie haben auch das Recht, eine Beschwerde bei der CNIL (franzosische Datenschutzbehorde) einzureichen: www.cnil.fr

8. Cookie-Richtlinie

Unsere Website verwendet Cookies, um die ordnungsgemasse Funktion sicherzustellen und Ihr Nutzererlebnis zu verbessern.

Verwendete Cookie-Typen:

• Wesentliche Cookies: notwendig fur den Betrieb der Website (Sitzung, Einwilligungspraferenzen)
• Analytische Cookies: helfen uns zu verstehen, wie die Website genutzt wird, um sie verbessern zu konnen

Sie konnen Ihre Cookie-Praferenzen jederzeit uber Ihre Browsereinstellungen andern. Das Loschen wesentlicher Cookies kann die Funktionalitat der Website beeintrachtigen.

9. Google-Daten (Google Kalender und Gmail)

Wenn ein Kunde sein Google-Kalender-Konto (Terminbuchung) oder sein Gmail-Postfach (E-Mail-Kanal) mit Sens-AI verbindet, greifen wir mit seiner ausdruecklichen Genehmigung ueber die Google-APIs auf bestimmte Daten dieses Kontos zu. Diese Verbindung ist freiwillig und kann jederzeit aufgehoben werden.

Abgerufene Daten

• Kontoidentitaet (openid, email): technische Kennung und E-Mail-Adresse des Google-Kontos, um das verbundene Konto anzuzeigen.
• Kalenderliste (calendar.calendarlist.readonly): die Kalender, deren Eigentuemer Sie sind, um den Kalender fuer Buchungen auszuwaehlen und um vor der Freigabe eines Zeitfensters zu pruefen, dass Sens-AI weiterhin Zugriff darauf hat.
• Verfuegbarkeit (calendar.freebusy): nur die belegten Zeitraeume des gewaehlten Kalenders, ohne Titel oder Inhalt Ihrer Termine, um freie Zeitfenster anzubieten.
• Von Sens-AI erstellte Termine (calendar.events.owned): Erstellung des von einem Besucher gebuchten Termins; erneutes Lesen nur der von Sens-AI erstellten Termine (Status, Uhrzeiten und Antwort des Gastes), um die Buchung zu bestaetigen und Ihre Verfuegbarkeit aktuell zu halten, wenn ein Termin in Google abgesagt, verschoben oder abgelehnt wird; Loeschung des Termins, wenn Sie ihn im Dashboard absagen oder freigeben (Google benachrichtigt dann den Besucher) oder wenn der Gast die Einladung abgelehnt hat. Sens-AI liest, aendert oder loescht keine anderen Termine.
• Aenderungsbenachrichtigungen (calendar.events.owned): Sens-AI abonniert die Benachrichtigungen, die Google bei Aenderungen des gewaehlten Kalenders sendet. Sie enthalten keinerlei Termininhalt und loesen nur das oben beschriebene erneute Lesen aus.

Verwendung

Diese Daten dienen ausschliesslich dazu, Zeitfenster anzubieten, die von Ihren Besuchern angefragten Termine einzutragen, sie danach zu verfolgen (Absage, Verschiebung, Ablehnung) und sie in den oben beschriebenen Faellen zu loeschen. Fuer jeden Termin uebermittelt Sens-AI an Google ausschliesslich:

• Titel: den Namen der Terminart und den Namen des Besuchers;
• Gast: die mit einem Einmalcode bestaetigte E-Mail-Adresse des Besuchers und seinen Namen — Google sendet ihm die Einladung;
• Beschreibung: einen Hinweis, dass der Termin ueber Ihren Assistenten gebucht wurde, und die Telefonnummer des Besuchers, falls angegeben;
• Ort: den Text, den Sie fuer diese Terminart eingegeben haben, falls vorhanden;
• Zeiten: Datum und Uhrzeit von Beginn und Ende sowie die Zeitzone;
• Technische Kennung: eine aus Agent und Buchung abgeleitete Terminkennung, die Doppelungen verhindert, und eine private technische Eigenschaft, fuer Gaeste unsichtbar, die den Termin als von Sens-AI erstellt kennzeichnet.

Speicherung, Aufbewahrung und Loeschung

• Google-Zugriffstoken werden verschluesselt (AES-256-GCM) und in unserer Datenbank in der EU (Irland) gespeichert.
• Wenn Sie den Kalender trennen oder Ihr Konto loeschen, widerrufen wir die Genehmigung bei Google und loeschen sofort die Token und die E-Mail-Adresse des Kontos. Die technische Kennung des Google-Kontos wird geloescht, sobald kein Termin, keine Konfiguration, keine Verfolgung und keine ausstehende Loeschung mehr darauf verweist, spaetestens beim Loeschen des Kontos.
• Sie koennen den Zugriff auch in Ihrem Google-Konto entziehen (myaccount.google.com/permissions): Die Token werden unbrauchbar und wir loeschen sie beim naechsten Nutzungsversuch.
• Die bei Sens-AI gespeicherten Termine (Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Besuchers, Terminart und Zeitfenster) werden bei einer periodischen Loeschung automatisch entfernt, nachdem 90 Tage seit dem Ende des Termins vergangen sind, sowie beim Loeschen des Agenten oder des Kontos.
• Zur Verfolgung der Termine speichert Sens-AI die Kennung des verfolgten Kalenders, den Stand der Benachrichtigungen und, fuer jede angeforderte Loeschung, die technische Kennung des Termins bis zu seiner Loeschung bei Google; schlaegt die Loeschung dauerhaft fehl, wird das Sens-AI-Team nach 7 Tagen alarmiert. Diese Daten werden geloescht, sobald sie keinem Termin und keiner ausstehenden Loeschung mehr dienen, spaetestens beim Loeschen des Kontos.
• Ausser den oben beschriebenen Loeschungen (eine Absage oder Freigabe, die Sie im Dashboard veranlassen, die Ablehnung durch den Gast) loescht Sens-AI nichts in Ihrem Google Kalender: Bereits erstellte Termine und die Einladungen, die Besucher erhalten haben, bleiben dort nach der Trennung, nach dem Loeschen des Agenten oder des Kontos oder nach der Loeschung nach 90 Tagen. Sie gehoeren Ihnen und Ihrem Google-Konto.

Gmail (E-Mail-Kanal)

• Lesen (gmail.readonly): Sens-AI ueberwacht den verbundenen Posteingang und liest neu eingegangene Nachrichten (Absender, Betreff, Inhalt, Anhaenge), damit der Assistent sie beantworten kann. Nachrichten, die als von automatischen Absendern stammend erkannt werden (Newsletter, "no-reply"-Adressen), und vom Postfach selbst gesendete Nachrichten werden ignoriert.
• Senden (gmail.send): Antworten des Assistenten oder Ihres Teams werden aus dem verbundenen Postfach im Verlauf der empfangenen Nachricht gesendet.
• Verarbeitung: Jede beruecksichtigte Nachricht wird zu einer Konversation in Ihrem Sens-AI-Bereich. Ihr Inhalt wird von unserem KI-Modell (Mistral AI, EU) ausschliesslich zum Verfassen der Antwort verarbeitet und fuer die Aufbewahrungsdauer der Konversationen gespeichert (Abschnitt 5).
• Speicherung und Loeschung: Zugriffstoken werden verschluesselt in der EU gespeichert. Wenn Sie das Postfach trennen, widerrufen wir die Genehmigung bei Google und beenden jedes Lesen.

Schutzmassnahmen fuer Google-Daten

• Verschluesselung bei der Uebertragung: der gesamte Austausch mit den Google-APIs, mit unseren Servern und mit Ihrem Browser erfolgt ueber HTTPS (TLS).
• Verschluesselung der Token: Zugriffs- und Aktualisierungstoken von Google werden vor der Speicherung verschluesselt (AES-256-GCM), mit einem pro Kunde abgeleiteten Schluessel: Ein in das Konto eines anderen Kunden kopiertes Token kann nicht entschluesselt werden. Google-Kalender-Token sind zusaetzlich an ihre Verbindung gebunden. Die Hauptschluessel liegen im Secret-Speicher unseres Hosting-Anbieters, getrennt von der Datenbank.
• Verschluesselung im Ruhezustand: die Datenbank und der Dateispeicher, gehostet in der EU, sind im Ruhezustand verschluesselt.
• Isolierung und Zugriffskontrolle: der Zugang zum Dashboard erfordert eine authentifizierte Sitzung; die Daten sind pro Kunde und pro Agent getrennt, und nur die Mitglieder Ihres Kontos koennen je nach Rolle die aus Ihrem Gmail-Postfach entstandenen Konversationen einsehen.
• Minimale Berechtigungen: Sens-AI fordert die engsten Google-Berechtigungen an, die seine Funktionen erlauben: Verfuegbarkeiten ohne Termininhalt, die Liste Ihrer Kalender, Termine in Kalendern, deren Eigentuemer Sie sind (Sens-AI liest, aendert oder loescht nur die Termine, die es selbst erstellt hat), sowie Lesen und Senden in Gmail ohne das Recht, Ihre Nachrichten zu aendern, zu kennzeichnen oder zu loeschen.
• Authentifizierte Benachrichtigungen: von Google gesendete Benachrichtigungen (neue E-Mails, Kalenderaenderungen) werden vor jeder Verarbeitung geprueft (von Google signiertes OIDC-Token, signiertes Kanal-Token).
• Protokolle ohne Inhalt: unsere technischen Protokolle sind so ausgelegt, dass sie weder Nachrichten- oder Termininhalte noch E-Mail-Adressen oder Namen enthalten.
• Interner Zugriff und Vorfaelle: Produktions-Secrets sind verschluesselt und nur dem Administrator des Dienstes zugaenglich; bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten informieren wir Sie unverzueglich, gemaess DSGVO und unserem AVV.

Weitergabe und Verpflichtungen

• Wir verkaufen diese Daten nicht und verwenden sie weder fuer Werbung noch zum Training von KI-Modellen.
• Sie werden nur an Dritte weitergegeben, soweit dies fuer den Betrieb des Dienstes erforderlich ist (Auftragsverarbeiter in Abschnitt 6), an Ihren eigenen Google Kalender, wenn Sie ihn verbinden, oder wenn das Gesetz es verlangt.
• Keine Person bei Sens-AI sieht sie ein, ausser mit Ihrer Zustimmung, aus Sicherheitsgruenden oder zur Erfuellung einer gesetzlichen Pflicht.

Verpflichtung (offizieller englischer Wortlaut):

Sens-AI's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

10. WhatsApp- und SMS-Nachrichten nach einem Anruf

Waehrend eines Anrufs beim Telefonagenten eines Unternehmens, das Sens-AI nutzt, kann der Agent Ihnen anbieten, einen Link (zum Beispiel zur Terminbuchung) per WhatsApp oder per SMS zu erhalten. Die Nachricht wird erst nach Ihrer ausdruecklichen, muendlich erteilten Zustimmung ("ja") auf die waehrend des Anrufs gestellte Frage versendet; ohne dieses "ja" wird nichts versendet. Eine Zustimmung fuehrt zu genau einer Nachricht; sah die angenommene Frage dies vor, wird statt einer nicht zustellbaren WhatsApp-Nachricht eine SMS gesendet.

Absender und Inhalt

• WhatsApp: Die Nachricht kommt vom WhatsApp-Business-Konto von Sens-AI, angezeigt unter dem Namen "SensAI", von einer fuer diese Nachrichten reservierten Nummer.
• Wenn Sie an diese WhatsApp-Nummer schreiben, teilt Ihnen eine automatische Antwort (hoechstens eine pro 24 Stunden) mit, dass sie nicht betreut wird; Ihre Nachricht wird nicht gespeichert.
• SMS: Die Nachricht kommt vom alphanumerischen Absender "SensAI".
• Inhalt: ein vorgegebener Text, der Name des angerufenen Unternehmens ("<Unternehmen> via SensAI"), sofern dieser Name vom Sens-AI-Team geprueft wurde, ein vierstelliger Wiedererkennungscode, der waehrend des Anrufs angesagt wird, und der Link. Dieser Text wird nie von kuenstlicher Intelligenz verfasst.

Verarbeitete Daten

• Telefonnummer: Hat das Unternehmen diese Nachrichten aktiviert, wird die Nummer jedes Anrufs von einem franzoesischen Mobiltelefon ab Beginn des Anrufs, vor jeder Frage, erfasst, damit der Versand angeboten werden kann: verschluesselt, als Hashwert und maskiert (nur 06/07 und die letzten zwei Ziffern sichtbar), mit der Sprache des Anrufs und dem Ergebnis der Echtheitspruefung der Anrufernummer; ohne Versand wird sie spaetestens 45 Minuten nach Beginn des Anrufs geloescht. Bei einem Versand wird sie fuer den Versand verschluesselt gespeichert, danach nur noch als Hashwert und maskiert fuer die Nachverfolgung;
• Zustimmung: die gestellte Frage, der angenommene Kanal, der Zeitpunkt der Frage und der Ihres "ja" und das Ergebnis dieser Pruefung;
• Nachricht: der versendete Text, der Name des Unternehmens, der Code und der Link;
• Zustellstatus: die vom Anbieter gemeldeten Status (gesendet, zugestellt, gelesen (WhatsApp), nicht zugestellt);
• Sperrliste: der Hashwert der Nummern, die keine Nachrichten mehr erhalten moechten.

Zweck und Rechtsgrundlage

• Diese Daten dienen ausschliesslich dazu, Ihnen den waehrend des Anrufs angeforderten Link zu senden, seine Zustellung nachzuverfolgen und Ihren Widerspruch zu beachten.
• Der Versand beruht auf Ihrer Einwilligung, muendlich waehrend des Anrufs erteilt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
• Die Sperrliste beruht auf der Pflicht, Ihren Widerspruch zu beachten, und auf dem berechtigten Interesse, Ihnen nach Ihrem Wunsch nicht mehr zu schreiben (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO).
• Fuer diese Nachrichten ist das angerufene Unternehmen Verantwortlicher und Sens-AI handelt in seinem Auftrag; die Sperrliste, die fuer die gesamte Plattform gilt, wird von Sens-AI gefuehrt.

Aufbewahrung

• Die verschluesselte Nummer und der Inhalt der Nachricht werden spaetestens 45 Minuten nach Beginn des Anrufs geloescht.
• Der Link ist 7 Tage gueltig. In dieser Zeit sieht jede Person, die den Link besitzt, auf der Seite den Namen des Unternehmens, Datum und Uhrzeit Ihres "ja", Ihre maskierte Nummer (nur 06/07 und die letzten zwei Ziffern sichtbar) und den Code; danach zeigt die Seite keine Daten des Anrufs mehr an.
• Der Versanddatensatz (Nummer als Hashwert und maskiert, Zustimmung, Zustellstatus) wird bei einer periodischen Loeschung entfernt, sobald 90 Tage seit dem Versand vergangen sind.
• Fuer jede Nachricht (WhatsApp oder SMS) wird eine verschluesselte Kopie der Nummer 90 Tage aufbewahrt, damit Sie auch nach Ablauf des Links auf der Linkseite den Empfang weiterer Nachrichten ablehnen koennen; diese Kopie wird nicht mit dem Agenten oder dem Konto des Unternehmens geloescht und wird geloescht, wenn Sie die Loeschung Ihrer Daten verlangen.
• Bei WhatsApp wird der Nachweis Ihrer Zustimmung bei einer periodischen Loeschung entfernt, sobald 13 Monate seit dem Versand vergangen sind, unabhaengig davon, ob Sie sie widerrufen haben.
• Versand- und Zustimmungsdatensaetze werden ausserdem geloescht, wenn das Unternehmen seinen Agenten oder sein Konto loescht.
• Die Sperrliste wird ohne zeitliche Begrenzung als Hashwert der Nummer aufbewahrt, damit Ihr Widerspruch weiterhin beachtet wird; sie wird nicht mit dem Konto des Unternehmens geloescht.

Keine Nachrichten mehr erhalten

• Auf WhatsApp: Antworten Sie "STOP" auf die Nachricht.
• Auf der Linkseite: Waehlen Sie "Keine Nachrichten mehr von SensAI erhalten"; diese Option bleibt 90 Tage nach dem Versand verfuegbar.
• Ihr Widerspruch gilt fuer die gesamte Plattform: Sens-AI sendet an diese Nummer keine WhatsApp- oder SMS-Nachricht mehr, gleich fuer welches Unternehmen. Er bleibt bestehen, auch wenn Sie die Loeschung Ihrer uebrigen Daten verlangen. Ein Loeschantrag setzt Ihre Nummer ebenfalls auf diese Liste; die Versanddatensaetze (Hashwert, maskiert) werden danach mit ihrem regulaeren Ablauf geloescht.
• Um Ihre weiteren Rechte (Abschnitt 7) auszuueben, wenden Sie sich an das angerufene Unternehmen oder schreiben Sie uns an info@sens-ai.biz.

Anbieter

SMS werden von Telnyx LLC (USA, SCC) versendet und WhatsApp-Nachrichten von Telnyx LLC weitergeleitet. WhatsApp-Nachrichten werden von Meta Platforms Ireland Ltd (WhatsApp Business Platform, EU) uebermittelt, das diese Daten im Rahmen seiner Datenverarbeitungsbedingungen an Meta Platforms, Inc. (USA) uebermitteln kann (Abschnitt 6).

11. Kontakt

Fur Fragen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten kontaktieren Sie uns:

Unsere Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) ansehen