Politica de privacidad

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales recogidos en sens-ai.biz y a traves de los servicios de Sens-AI es:

2. Datos recopilados

En el marco de la prestacion de nuestros servicios de chatbot IA, recopilamos las siguientes categorias de datos:

• Datos de identificacion: nombre, direccion de correo electronico profesional
• Datos de cuenta: credenciales de acceso, preferencias del usuario
• Datos de conversacion: mensajes intercambiados con el chatbot IA, historial de conversaciones
• Numero de telefono: numero del llamante en el canal telefonico, o numero facilitado durante una conversacion, utilizado para identificar a la persona y permitir que un agente le devuelva la llamada; se conserva 90 dias, como la conversacion a la que pertenece. El numero asignado a un agente pertenece a Sens-AI y se proporciona como parte de la suscripcion.
• Datos tecnicos: direccion IP, tipo de navegador, datos de cookies
• Datos de uso: estadisticas de uso del servicio, registros de conexion

3. Finalidad del tratamiento

Tus datos personales se tratan con las siguientes finalidades:

• Prestacion y funcionamiento del servicio de chatbot IA
• Gestion de tu cuenta de usuario
• Mejora de la calidad de nuestros servicios
• Soporte tecnico y atencion al cliente
• Comunicaciones relacionadas con el servicio (actualizaciones, mantenimiento)
• Cumplimiento de obligaciones legales

4. Base juridica del tratamiento

El tratamiento de datos se basa en los siguientes fundamentos juridicos:

• Ejecucion del contrato: el tratamiento es necesario para prestar el servicio de chatbot IA al que te has suscrito (Articulo 6.1.b RGPD)
• Interes legitimo: mejora de nuestros servicios y seguridad de la plataforma (Articulo 6.1.f RGPD)
• Consentimiento: para cookies no esenciales y comunicaciones de marketing (Articulo 6.1.a RGPD)

5. Periodos de conservacion

Tus datos personales se conservan durante los siguientes periodos:

6. Encargados del tratamiento

Para operar nuestros servicios, utilizamos los siguientes encargados del tratamiento conformes al RGPD:

Sus datos de conversacion se alojan en el Espacio Economico Europeo (EEE). El alojamiento, la base de datos, el almacenamiento de archivos y el modelo de lenguaje IA se encuentran todos en la UE.

Existen las siguientes transferencias fuera del EEE, todas amparadas por las clausulas contractuales tipo de la Comision Europea (CCT): nuestro proveedor de envio de correo Loops.so esta establecido en Estados Unidos y solo recibe los datos necesarios para el envio — direccion de correo, nombre y preferencias de comunicacion — sin ningun contenido de conversacion; algunos de nuestros proveedores de infraestructura almacenan sus datos en la UE pero pueden acceder a ellos desde Estados Unidos en el marco de su soporte tecnico; los pagos se cursan a traves de redes de pago internacionales, adicionalmente certificadas PCI-DSS; nuestro proveedor de telefonia Telnyx LLC (Estados Unidos) encamina las llamadas del canal de voz y aloja los numeros asignados, y tambien envia los SMS y encamina los mensajes de WhatsApp descritos en la seccion 10; y Meta Platforms Ireland Ltd (UE, Irlanda), que transmite los mensajes de WhatsApp descritos en la seccion 10, puede transferir esos datos a Meta Platforms, Inc. (Estados Unidos) en el marco de sus condiciones de tratamiento de datos (CCT y, segun las condiciones de Meta, el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.). El detalle por proveedor figura en el articulo 7 de nuestro acuerdo de tratamiento de datos.

7. Tus derechos

Segun el RGPD, tienes los siguientes derechos:

• Derecho de acceso: obtener confirmacion de que tus datos estan siendo tratados y recibir una copia
• Derecho de rectificacion: corregir datos inexactos o incompletos
• Derecho de supresion: solicitar la eliminacion de tus datos personales
• Derecho a la portabilidad: recibir tus datos en un formato estructurado y legible por maquina
• Derecho de oposicion: oponerte al tratamiento de tus datos por motivos legitimos
• Derecho de limitacion: solicitar la limitacion del tratamiento de tus datos

Para ejercer estos derechos, contactanos en: info@sens-ai.biz

Tambien tienes derecho a presentar una reclamacion ante la CNIL (Autoridad francesa de proteccion de datos): www.cnil.fr

8. Politica de cookies

Nuestro sitio web utiliza cookies para garantizar su correcto funcionamiento y mejorar tu experiencia de usuario.

Tipos de cookies utilizadas:

• Cookies esenciales: necesarias para el funcionamiento del sitio web (sesion, preferencias de consentimiento)
• Cookies analiticas: nos ayudan a entender como se utiliza el sitio para poder mejorarlo

Puedes cambiar tus preferencias de cookies en cualquier momento a traves de la configuracion de tu navegador. La eliminacion de cookies esenciales puede afectar al funcionamiento del sitio.

9. Datos de Google (Google Calendar y Gmail)

Cuando un cliente conecta su cuenta de Google Calendar (reserva de citas) o su buzon de Gmail (canal de correo) a Sens-AI, accedemos a algunos datos de esa cuenta a traves de las API de Google, con su autorizacion expresa. Esta conexion es opcional y puede retirarse en cualquier momento.

Datos consultados

• Identidad de la cuenta (openid, email): identificador tecnico y direccion de correo de la cuenta de Google, para mostrar la cuenta conectada.
• Lista de calendarios (calendar.calendarlist.readonly): los calendarios de los que es propietario, para elegir el que recibe las citas, y para comprobar que Sens-AI sigue teniendo acceso antes de liberar un horario.
• Disponibilidad (calendar.freebusy): solo los intervalos ocupados del calendario elegido, sin el titulo ni el contenido de sus eventos, para ofrecer huecos libres.
• Eventos creados por Sens-AI (calendar.events.owned): creacion de la cita reservada por un visitante; relectura solo de los eventos creados por Sens-AI (estado, horario y respuesta del invitado) para confirmar la reserva y mantener exacta su disponibilidad cuando una cita se cancela, se mueve o se rechaza en Google; eliminacion del evento cuando usted cancela o libera la cita desde el panel (Google avisa entonces al visitante), o cuando el invitado ha rechazado la invitacion. Sens-AI no lee, modifica ni elimina ningun otro evento.
• Notificaciones de cambios (calendar.events.owned): Sens-AI se suscribe a las notificaciones que Google envia cuando el calendario elegido cambia. No contienen ningun contenido de eventos y solo sirven para activar la relectura anterior.

Uso

Estos datos se utilizan exclusivamente para ofrecer huecos, registrar las citas que solicitan sus visitantes, y despues seguirlas (cancelacion, cambio, rechazo) y eliminarlas en los casos descritos arriba. Para cada cita, Sens-AI transmite a Google unicamente:

• Titulo: el nombre del tipo de cita y el nombre del visitante;
• Invitado: el correo del visitante, verificado con un codigo de un solo uso, y su nombre — Google le envia la invitacion;
• Descripcion: una mencion de que la cita se reservo a traves de su asistente, y el telefono del visitante si lo indico;
• Lugar: el texto que usted introdujo para este tipo de cita, si lo hay;
• Horario: fecha y hora de inicio y de fin, y zona horaria;
• Identificador tecnico: un identificador de la cita, derivado del agente y de la reserva, que evita duplicados, y una propiedad tecnica privada, invisible para los invitados, que marca el evento como creado por Sens-AI.

Almacenamiento, conservacion y supresion

• Los tokens de acceso de Google se cifran (AES-256-GCM) y se almacenan en nuestra base de datos en la UE (Irlanda).
• Al desconectar el calendario o eliminar su cuenta, revocamos la autorizacion ante Google y borramos inmediatamente los tokens y el correo de la cuenta. El identificador tecnico de la cuenta de Google se suprime cuando ya no hay ninguna cita, configuracion, seguimiento ni eliminacion pendiente vinculada a ella, y a mas tardar al eliminar la cuenta.
• Tambien puede retirar el acceso desde su cuenta de Google (myaccount.google.com/permissions): los tokens dejan de ser utilizables y los borramos en el siguiente intento de uso.
• Las citas registradas por Sens-AI (nombre, correo y telefono del visitante, tipo y horario) se suprimen automaticamente en una purga periodica, una vez transcurridos 90 dias desde el final de la cita, asi como al eliminar el agente o la cuenta.
• Para seguir las citas, Sens-AI conserva el identificador del calendario seguido, el estado de las notificaciones y, para cada eliminacion solicitada, el identificador tecnico del evento hasta su eliminacion en Google; si la eliminacion sigue fallando, se alerta al equipo de Sens-AI a los 7 dias. Estos datos se borran cuando ya no sirven a ninguna cita ni a ninguna eliminacion pendiente, y a mas tardar al eliminar la cuenta.
• Fuera de las eliminaciones descritas arriba (cancelacion o liberacion que usted solicita desde el panel, rechazo del invitado), Sens-AI no suprime nada en su Google Calendar: las citas ya creadas y las invitaciones recibidas por los visitantes permanecen alli tras la desconexion, la eliminacion del agente o de la cuenta, o la supresion a los 90 dias. Le pertenecen a usted y a su cuenta de Google.

Gmail (canal de correo)

• Lectura (gmail.readonly): Sens-AI supervisa la bandeja de entrada conectada y lee los mensajes nuevos recibidos (remitente, asunto, contenido, adjuntos) para que el asistente los responda. Se ignoran los mensajes identificados como procedentes de remitentes automaticos (boletines, direcciones "no-reply") y los enviados por el propio buzon.
• Envio (gmail.send): las respuestas del asistente o de su equipo se envian desde el buzon conectado, en el hilo del mensaje recibido.
• Tratamiento: cada mensaje retenido se convierte en una conversacion en su espacio Sens-AI. Su contenido lo trata nuestro modelo de inteligencia artificial (Mistral AI, UE) solo para redactar la respuesta; se conserva segun el plazo de conservacion de las conversaciones (seccion 5).
• Almacenamiento y supresion: los tokens de acceso se cifran y se almacenan en la UE. Al desconectar el buzon, revocamos la autorizacion ante Google y dejamos de leerlo.

Medidas de proteccion de los datos de Google

• Cifrado en transito: todos los intercambios con las API de Google, con nuestros servidores y con su navegador se realizan por HTTPS (TLS).
• Cifrado de los tokens: los tokens de acceso y de renovacion de Google se cifran (AES-256-GCM) antes de almacenarse, con una clave derivada propia de cada cliente: un token copiado a la cuenta de otro cliente no puede descifrarse. Los tokens de Google Calendar estan ademas vinculados a su conexion. Las claves maestras se guardan en el almacen de secretos de nuestro proveedor de alojamiento, separadas de la base de datos.
• Cifrado en reposo: la base de datos y el almacenamiento de archivos, alojados en la UE, estan cifrados en reposo.
• Aislamiento y control de acceso: el acceso al panel exige una sesion autenticada; los datos estan aislados por cliente y por agente, y solo los miembros de su cuenta, segun su rol, pueden consultar las conversaciones procedentes de su buzon de Gmail.
• Minimo privilegio: Sens-AI solicita los permisos de Google mas restringidos que permiten sus funciones: disponibilidad sin contenido de los eventos, lista de sus calendarios, eventos de los calendarios de los que es propietario (Sens-AI solo lee, modifica o elimina los eventos que el mismo ha creado), y lectura y envio de Gmail sin derecho a modificar, etiquetar ni eliminar sus mensajes.
• Notificaciones autenticadas: las notificaciones enviadas por Google (nuevos correos, cambios de calendario) se verifican (token OIDC firmado por Google, token de canal firmado) antes de cualquier tratamiento.
• Registros sin contenido: nuestros registros tecnicos estan disenados para no contener contenido de mensajes ni de eventos, ni direcciones de correo, ni nombres.
• Acceso interno e incidentes: los secretos de produccion estan cifrados y su acceso esta reservado al administrador del servicio; en caso de violacion de datos, le informamos sin dilacion indebida, conforme al RGPD y a nuestro DPA.

Comunicacion y compromisos

• No vendemos estos datos ni los utilizamos con fines publicitarios ni para entrenar modelos de inteligencia artificial.
• Solo se comunican a terceros en la medida necesaria para el funcionamiento del servicio (encargados listados en la seccion 6), a su propio Google Calendar cuando lo conecta, o cuando lo exige la ley.
• Ninguna persona de Sens-AI los consulta, salvo con su consentimiento, por motivos de seguridad o para cumplir una obligacion legal.

Compromiso (texto oficial en ingles):

Sens-AI's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

10. Mensajes de WhatsApp y SMS enviados tras una llamada

Durante una llamada con el agente telefonico de una empresa cliente de Sens-AI, el agente puede ofrecerle recibir un enlace (por ejemplo, para reservar una cita) por WhatsApp o por SMS. El mensaje solo se envia tras su consentimiento explicito, dado de viva voz ("si") en respuesta a la pregunta formulada durante la llamada; sin ese "si", no se envia nada. Un consentimiento da lugar a un unico mensaje; si la pregunta aceptada lo preveia, se envia un SMS en lugar de un mensaje de WhatsApp que no pudo entregarse.

Remitente y contenido

• WhatsApp: el mensaje procede de la cuenta de WhatsApp Business de Sens-AI, mostrada con el nombre "SensAI", desde un numero reservado a estos envios.
• Si escribe a este numero de WhatsApp, una respuesta automatica (como maximo una cada 24 horas) le indica que no se atiende; su mensaje no se conserva.
• SMS: el mensaje procede del remitente alfanumerico "SensAI".
• Contenido: un texto predefinido, el nombre de la empresa a la que llamo ("<Empresa> via SensAI") cuando ese nombre ha sido verificado por el equipo de Sens-AI, un codigo de reconocimiento de cuatro cifras anunciado durante la llamada y el enlace. Este texto nunca lo redacta la inteligencia artificial.

Datos tratados

• Numero de telefono: cuando la empresa ha activado estos envios, el numero de cada llamada realizada desde un movil frances se registra desde el inicio de la llamada, antes de cualquier pregunta, para poder ofrecerle el envio: cifrado, en forma de huella (hash) y enmascarado (solo 06/07 y las dos ultimas cifras visibles), con el idioma de la llamada y el resultado de la verificacion de autenticidad del numero llamante; si no se envia nada, se borra a mas tardar 45 minutos despues del inicio de la llamada. En caso de envio, se conserva cifrado para el envio y despues solo en forma de huella y enmascarado para el seguimiento;
• Consentimiento: la pregunta formulada, el canal aceptado, la hora de la pregunta y la de su "si", y el resultado de esa verificacion;
• Mensaje: el texto enviado, el nombre de la empresa, el codigo y el enlace;
• Estados de entrega: los estados comunicados por el proveedor (enviado, entregado, leido (WhatsApp), no entregado);
• Lista de oposicion: la huella de los numeros que han pedido no recibir mas mensajes.

Finalidad y base juridica

• Estos datos solo sirven para enviarle el enlace solicitado durante la llamada, seguir su entrega y respetar su oposicion.
• El envio se basa en su consentimiento, dado de viva voz durante la llamada (articulo 6.1.a del RGPD).
• La lista de oposicion se basa en la obligacion de respetar su oposicion y en el interes legitimo de no volver a escribirle tras su solicitud (articulos 6.1.c y 6.1.f del RGPD).
• Para estos envios, la empresa a la que llamo es la responsable del tratamiento y Sens-AI actua por cuenta de ella; la lista de oposicion, comun a toda la plataforma, la mantiene Sens-AI.

Conservacion

• El numero cifrado y el contenido del mensaje se borran a mas tardar 45 minutos despues del inicio de la llamada.
• El enlace es valido durante 7 dias. Durante ese plazo, cualquier persona que tenga el enlace ve en la pagina el nombre de la empresa, la fecha y la hora de su "si", su numero enmascarado (solo 06/07 y las dos ultimas cifras visibles) y el codigo; despues, la pagina ya no muestra ningun dato de la llamada.
• El registro del envio (numero en forma de huella y enmascarado, consentimiento, estados de entrega) se suprime en una purga periodica, transcurridos 90 dias desde el envio.
• Para cada mensaje (WhatsApp o SMS), se conserva una copia cifrada del numero durante 90 dias para que pueda pedir no recibir mas mensajes desde la pagina del enlace, incluso despues de su caducidad; esta copia no se suprime con el agente o la cuenta de la empresa y se borra si pide el borrado de sus datos.
• Para WhatsApp, la constancia de su consentimiento se suprime en una purga periodica, transcurridos 13 meses desde el envio, haya retirado o no su consentimiento.
• Los registros de envio y de consentimiento tambien se suprimen cuando la empresa elimina su agente o su cuenta.
• La lista de oposicion se conserva sin limite de tiempo, en forma de huella del numero, para que su oposicion se siga respetando; no se suprime con la cuenta de la empresa.

Dejar de recibir mensajes

• En WhatsApp: responda "STOP" al mensaje.
• Desde la pagina del enlace: elija "Dejar de recibir mensajes de SensAI"; esta opcion sigue disponible 90 dias despues del envio.
• Su oposicion vale para toda la plataforma: Sens-AI no enviara ningun otro mensaje de WhatsApp ni SMS a ese numero, sea cual sea la empresa. Se conserva aunque pida el borrado de sus demas datos. Una solicitud de borrado tambien inscribe su numero en esta lista; los registros de envio, en forma de huella y enmascarados, se suprimen despues a su vencimiento normal.
• Para ejercer sus demas derechos (seccion 7), dirijase a la empresa a la que llamo o escribanos a info@sens-ai.biz.

Proveedores

Los SMS los envia y los mensajes de WhatsApp los encamina Telnyx LLC (Estados Unidos, CCT). Los mensajes de WhatsApp los transmite Meta Platforms Ireland Ltd (WhatsApp Business Platform, UE), que puede transferir esos datos a Meta Platforms, Inc. (Estados Unidos) en el marco de sus condiciones de tratamiento de datos (seccion 6).

11. Contacto

Para cualquier pregunta sobre la proteccion de tus datos personales, contactanos:

Ver nuestro Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA)