Politique de Confidentialite

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des donnees personnelles collectees sur le site sens-ai.biz et via les services Sens-AI est :

2. Donnees collectees

Dans le cadre de la fourniture de nos services de chatbot IA, nous collectons les categories de donnees suivantes :

• Donnees d'identification : nom, prenom, adresse email professionnelle
• Donnees de compte : identifiants de connexion, preferences utilisateur
• Donnees de conversation : messages echanges avec le chatbot IA, historique des conversations
• Numero de telephone : numero de l'appelant sur le canal telephonique, ou numero communique au cours d'une conversation, utilise pour identifier l'interlocuteur et permettre a un conseiller de le rappeler ; conserve 90 jours comme la conversation qui le porte. Le numero attribue a un agent appartient a Sens-AI et est fourni dans le cadre de l'abonnement.
• Donnees techniques : adresse IP, type de navigateur, donnees de cookies
• Donnees d'usage : statistiques d'utilisation du service, logs de connexion

3. Finalites du traitement

Vos donnees personnelles sont traitees pour les finalites suivantes :

• Fourniture et fonctionnement du service de chatbot IA
• Gestion de votre compte utilisateur
• Amelioration de la qualite de nos services
• Support technique et assistance client
• Communication relative au service (mises a jour, maintenance)
• Respect de nos obligations legales

4. Base legale du traitement

Les traitements de donnees personnelles mis en oeuvre reposent sur les bases legales suivantes :

• Execution du contrat : le traitement est necessaire a la fourniture du service de chatbot IA auquel vous avez souscrit (article 6.1.b du RGPD)
• Interet legitime : amelioration de nos services et securisation de la plateforme (article 6.1.f du RGPD)
• Consentement : pour le depot de cookies non essentiels et les communications marketing (article 6.1.a du RGPD)

5. Duree de conservation

Vos donnees personnelles sont conservees pour les durees suivantes :

6. Sous-traitants et transferts de donnees

Pour assurer le fonctionnement de nos services, nous faisons appel aux sous-traitants suivants, tous conformes au RGPD :

Vos donnees de conversation sont hebergees dans l'Espace Economique Europeen (EEE). L'hebergement, la base de donnees, le stockage de fichiers et le modele d'intelligence artificielle sont tous situes dans l'UE.

Les transferts hors EEE suivants existent, tous encadres par les clauses contractuelles types de la Commission europeenne (CCT) :

• notre prestataire d'envoi d'e-mails Loops.so est etabli aux Etats-Unis. Il recoit uniquement les donnees necessaires a l'envoi — adresse e-mail, nom et preferences de communication — a l'exclusion de tout contenu de conversation ;
• certains de nos prestataires d'infrastructure stockent vos donnees dans l'UE mais peuvent y acceder depuis les Etats-Unis dans le cadre de leur support technique ;
• les paiements transitent par des reseaux de paiement internationaux, egalement soumis a la certification PCI-DSS ;
• messagerie WhatsApp : Meta Platforms Ireland Ltd (UE, Irlande) transmet les messages WhatsApp decrits a l'article 10 et peut transferer ces donnees a Meta Platforms, Inc. (Etats-Unis), dans le cadre de ses conditions de traitement des donnees (CCT et, selon les conditions de Meta, cadre de protection des donnees UE-Etats-Unis) ;
• telephonie : Telnyx LLC (Etats-Unis) achemine les appels du canal vocal et heberge les numeros attribues. Il envoie aussi les SMS et achemine les messages WhatsApp decrits a l'article 10.

Le detail par prestataire figure a l'article 7 de notre accord de traitement des donnees.

7. Vos droits

Conformement au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'acces : obtenir la confirmation que vos donnees sont traitees et en obtenir une copie
• Droit de rectification : corriger vos donnees inexactes ou incompletes
• Droit a l'effacement : demander la suppression de vos donnees personnelles
• Droit a la portabilite : recevoir vos donnees dans un format structure et lisible par machine
• Droit d'opposition : vous opposer au traitement de vos donnees pour des motifs legitimes
• Droit a la limitation : demander la limitation du traitement de vos donnees

Pour exercer ces droits, contactez-nous a l'adresse : info@sens-ai.biz

Vous avez egalement le droit d'introduire une reclamation aupres de la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertes) : www.cnil.fr

8. Politique de cookies

Notre site utilise des cookies pour assurer son bon fonctionnement et ameliorer votre experience utilisateur.

Types de cookies utilises :

• Cookies essentiels : necessaires au fonctionnement du site (session, preferences de consentement)
• Cookies analytiques : permettent de comprendre l'utilisation du site pour l'ameliorer

Vous pouvez a tout moment modifier vos preferences en matiere de cookies via les parametres de votre navigateur. La suppression des cookies essentiels peut affecter le fonctionnement du site.

9. Donnees Google (Google Agenda et Gmail)

Lorsqu'un client connecte son compte Google Agenda (prise de rendez-vous) ou sa boite Gmail (canal e-mail) a Sens-AI, nous accedons a certaines donnees de ce compte via les API Google, avec son autorisation explicite. Cette connexion est facultative et peut etre retiree a tout moment.

Donnees consultees

• Identite du compte (openid, email) : identifiant technique et adresse e-mail du compte Google, pour afficher le compte connecte.
• Liste des agendas (calendar.calendarlist.readonly) : les agendas dont vous etes proprietaire, pour choisir celui qui recoit les rendez-vous, et pour verifier que Sens-AI y a toujours acces avant de liberer un creneau.
• Disponibilites (calendar.freebusy) : uniquement les plages occupees de l'agenda choisi, sans le titre ni le contenu de vos evenements, pour proposer des creneaux libres.
• Evenements crees par Sens-AI (calendar.events.owned) : creation du rendez-vous reserve par un visiteur ; relecture des seuls evenements crees par Sens-AI (statut, horaires et reponse de l'invite) pour confirmer la reservation et garder vos disponibilites exactes lorsqu'un rendez-vous est annule, deplace ou refuse dans Google ; suppression de l'evenement lorsque vous annulez ou liberez le rendez-vous depuis le tableau de bord (Google previent alors le visiteur), ou lorsque l'invite a refuse l'invitation. Sens-AI ne lit, ne modifie et ne supprime aucun autre evenement.
• Notifications de modification (calendar.events.owned) : Sens-AI s'abonne aux notifications que Google envoie lorsque l'agenda choisi change. Elles ne contiennent aucun contenu d'evenement et servent uniquement a declencher la relecture ci-dessus.

Utilisation

Ces donnees servent exclusivement a proposer des creneaux, a enregistrer les rendez-vous demandes par vos visiteurs, puis a les suivre (annulation, deplacement, refus) et a les supprimer dans les cas decrits ci-dessus. Pour chaque rendez-vous, Sens-AI transmet a Google uniquement :

• Titre : le nom du type de rendez-vous et le nom du visiteur ;
• Invite : l'adresse e-mail du visiteur, verifiee par un code a usage unique, et son nom — Google lui envoie l'invitation ;
• Description : une mention indiquant que le rendez-vous a ete pris via votre assistant, et le telephone du visiteur s'il l'a indique ;
• Lieu : le texte que vous avez saisi pour ce type de rendez-vous, s'il y en a un ;
• Horaires : date et heure de debut et de fin, et fuseau horaire ;
• Identifiant technique : un identifiant du rendez-vous, derive de l'agent et de la reservation, qui evite tout doublon, et une propriete technique privee, invisible pour les invites, qui marque l'evenement comme cree par Sens-AI.

Stockage, conservation et suppression

• Les jetons d'acces Google sont chiffres (AES-256-GCM) et stockes dans notre base de donnees dans l'UE (Irlande).
• A la deconnexion de l'agenda ou a la suppression de votre compte, nous revoquons l'autorisation aupres de Google et effacons immediatement les jetons et l'adresse e-mail du compte. L'identifiant technique du compte Google est supprime lorsque plus aucun rendez-vous, aucune configuration ni aucun suivi ou suppression en attente ne s'y rattache, et au plus tard a la suppression du compte.
• Vous pouvez aussi retirer l'acces depuis votre compte Google (myaccount.google.com/permissions) : les jetons deviennent inutilisables et nous les effacons a la tentative d'utilisation suivante.
• Les rendez-vous enregistres chez Sens-AI (nom, adresse e-mail et telephone du visiteur, type et creneau) sont supprimes automatiquement lors d'une purge periodique, passe 90 jours apres la fin du rendez-vous, ainsi qu'a la suppression de l'agent ou du compte.
• Pour suivre les rendez-vous, Sens-AI conserve l'identifiant de l'agenda suivi, l'etat des notifications et, pour chaque suppression demandee, l'identifiant technique de l'evenement jusqu'a sa suppression chez Google ; si elle echoue durablement, l'equipe Sens-AI en est alertee apres 7 jours. Ces donnees sont effacees lorsqu'elles ne servent plus a aucun rendez-vous ni a aucune suppression en attente, et au plus tard a la suppression du compte.
• En dehors des suppressions decrites ci-dessus (annulation ou liberation que vous demandez depuis le tableau de bord, refus de l'invite), Sens-AI ne supprime rien dans votre agenda Google : les rendez-vous deja crees et les invitations recues par les visiteurs y restent apres la deconnexion, la suppression de l'agent ou du compte, ou la suppression a 90 jours. Ils relevent de vous et de votre compte Google.

Gmail (canal e-mail)

• Lecture (gmail.readonly) : Sens-AI surveille la boite de reception connectee et lit les nouveaux messages recus (expediteur, objet, contenu, pieces jointes) pour que l'assistant y reponde. Les messages identifies comme provenant d'expediteurs automatiques (newsletters, adresses "no-reply") et les messages envoyes par la boite elle-meme sont ignores.
• Envoi (gmail.send) : les reponses de l'assistant ou de votre equipe sont envoyees depuis la boite connectee, dans le fil du message recu.
• Traitement : chaque message retenu devient une conversation dans votre espace Sens-AI. Son contenu est traite par notre modele d'intelligence artificielle (Mistral AI, UE) uniquement pour rediger la reponse ; il est conserve selon la duree de conservation des conversations (article 5).
• Stockage et suppression : les jetons d'acces sont chiffres et stockes dans l'UE. A la deconnexion de la boite, nous revoquons l'autorisation aupres de Google et cessons toute lecture.

Mesures de protection des donnees Google

• Chiffrement en transit : tous les echanges avec les API Google, avec nos serveurs et avec votre navigateur passent par HTTPS (TLS).
• Chiffrement des jetons : les jetons d'acces et de renouvellement Google sont chiffres (AES-256-GCM) avant d'etre stockes, avec une cle derivee propre a chaque client : un jeton copie vers le compte d'un autre client ne peut pas etre dechiffre. Les jetons Google Agenda sont en outre lies a leur connexion. Les cles maitresses sont conservees dans le coffre de secrets de notre hebergeur, separement de la base de donnees.
• Chiffrement au repos : la base de donnees et le stockage de fichiers, heberges dans l'UE, sont chiffres au repos.
• Cloisonnement et controle d'acces : l'acces au tableau de bord exige une connexion authentifiee ; les donnees sont cloisonnees par client et par agent, et seuls les membres de votre compte, selon leur role, peuvent consulter les conversations issues de votre boite Gmail.
• Moindre privilege : Sens-AI demande les autorisations Google les plus restreintes que permettent ses fonctions : disponibilites sans contenu d'evenement, liste de vos agendas, evenements des agendas dont vous etes proprietaire (Sens-AI ne lit, ne modifie et ne supprime que les evenements qu'il a lui-meme crees), lecture et envoi Gmail sans droit de modifier, classer ou supprimer vos messages.
• Notifications authentifiees : les notifications envoyees par Google (nouveaux e-mails, modifications d'agenda) sont verifiees (jeton OIDC signe par Google, jeton de canal signe) avant tout traitement.
• Journaux sans contenu : nos journaux techniques sont concus pour ne contenir ni contenu de message ou d'evenement, ni adresse e-mail, ni nom.
• Acces interne et incidents : les secrets de production sont chiffres et leur acces est reserve a l'administrateur du service ; en cas de violation de donnees, nous vous informons sans delai injustifie, conformement au RGPD et a notre DPA.

Partage et engagements

• Nous ne vendons pas ces donnees et ne les utilisons ni a des fins publicitaires, ni pour entrainer des modeles d'intelligence artificielle.
• Elles ne sont transmises a des tiers que dans la mesure necessaire au fonctionnement du service (sous-traitants listes a l'article 6), vers votre propre agenda Google lorsque vous le connectez, ou si la loi l'exige.
• Aucune personne de Sens-AI ne les consulte, sauf avec votre accord, pour des raisons de securite, ou pour respecter une obligation legale.

Engagement (texte officiel en anglais) :

Sens-AI's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

10. Messages WhatsApp et SMS envoyes apres un appel

Au cours d'un appel avec l'agent telephonique d'une entreprise cliente de Sens-AI, l'agent peut vous proposer de recevoir un lien (par exemple pour prendre rendez-vous) par WhatsApp ou par SMS. Le message n'est envoye qu'apres votre accord explicite, donne oralement ("oui") en reponse a la question posee pendant l'appel ; sans ce "oui", rien n'est envoye. Un accord donne lieu a un seul message ; si la question acceptee le prevoyait, un SMS est envoye a la place d'un message WhatsApp qui n'a pas pu etre remis.

Expediteur et contenu

• WhatsApp : le message vient du compte WhatsApp Business de Sens-AI, affiche sous le nom "SensAI", depuis un numero reserve a ces envois.
• Si vous ecrivez a ce numero WhatsApp, une reponse automatique (au plus une par 24 heures) vous indique qu'il n'est pas suivi ; votre message n'est pas conserve.
• SMS : le message vient de l'expediteur alphanumerique "SensAI".
• Contenu : un texte predefini, le nom de l'entreprise appelee ("<Entreprise> via SensAI") lorsque ce nom a ete verifie par l'equipe Sens-AI, un code de reconnaissance de quatre chiffres annonce pendant l'appel, et le lien. Ce texte n'est jamais redige par l'intelligence artificielle.

Donnees traitees

• Numero de telephone : lorsque l'entreprise a active ces envois, le numero de chaque appel passe depuis un mobile francais est enregistre des le debut de l'appel, avant toute question, pour pouvoir vous proposer l'envoi : chiffre, sous forme d'empreinte (hachage) et masque (seuls 06/07 et les deux derniers chiffres visibles), avec la langue de l'appel et le resultat de la verification d'authenticite du numero appelant ; sans envoi, il est efface au plus tard 45 minutes apres le debut de l'appel. En cas d'envoi, il est conserve chiffre pour l'envoi, puis seulement sous forme d'empreinte et masque pour le suivi ;
• Accord : la question posee, le canal accepte, l'heure de la question et celle de votre "oui", et le resultat de cette verification ;
• Message : le texte envoye, le nom de l'entreprise, le code et le lien ;
• Statuts de remise : les statuts transmis par le prestataire (envoye, remis, lu (WhatsApp), non remis) ;
• Liste d'opposition : l'empreinte des numeros qui ont demande a ne plus recevoir de messages.

Finalite et base legale

• Ces donnees servent uniquement a vous envoyer le lien demande pendant l'appel, a suivre sa remise et a respecter votre opposition.
• L'envoi repose sur votre consentement, donne oralement pendant l'appel (article 6.1.a du RGPD).
• La liste d'opposition repose sur l'obligation de respecter votre opposition et sur l'interet legitime a ne plus vous ecrire apres votre demande (articles 6.1.c et 6.1.f du RGPD).
• Pour ces envois, l'entreprise que vous avez appelee est responsable du traitement et Sens-AI agit pour son compte ; la liste d'opposition, commune a toute la plateforme, est tenue par Sens-AI.

Conservation

• Le numero chiffre et le contenu du message sont effaces au plus tard 45 minutes apres le debut de l'appel.
• Le lien est valable 7 jours. Pendant ce delai, toute personne qui detient le lien voit sur la page le nom de l'entreprise, la date et l'heure de votre "oui", votre numero masque (seuls 06/07 et les deux derniers chiffres visibles) et le code ; ensuite, la page n'affiche plus aucune donnee de l'appel.
• L'enregistrement de l'envoi (numero sous forme d'empreinte et masque, accord, statuts de remise) est supprime lors d'une purge periodique, passe 90 jours apres l'envoi.
• Pour chaque message (WhatsApp ou SMS), une copie chiffree du numero est conservee 90 jours afin que vous puissiez demander a ne plus recevoir de messages depuis la page du lien, meme apres son expiration ; cette copie n'est pas supprimee avec l'agent ou le compte de l'entreprise, et elle est effacee si vous demandez l'effacement de vos donnees.
• Pour WhatsApp, la trace de votre accord est supprimee lors d'une purge periodique, passe 13 mois apres l'envoi, que vous ayez retire votre accord ou non.
• Les enregistrements d'envoi et d'accord sont aussi supprimes a la suppression de l'agent ou du compte de l'entreprise.
• La liste d'opposition est conservee sans limite de duree, sous forme d'empreinte du numero, pour que votre opposition reste respectee ; elle n'est pas supprimee avec le compte de l'entreprise.

Ne plus recevoir de messages

• Sur WhatsApp : repondez "STOP" au message.
• Depuis la page du lien : choisissez "Ne plus recevoir de messages de SensAI" ; cette option reste disponible 90 jours apres l'envoi.
• Votre opposition vaut pour toute la plateforme : plus aucun message WhatsApp ou SMS ne sera envoye a ce numero par Sens-AI, quelle que soit l'entreprise. Elle est conservee meme si vous demandez l'effacement de vos autres donnees. Une demande d'effacement inscrit aussi votre numero sur cette liste ; les enregistrements d'envoi, sous forme d'empreinte et masques, sont ensuite supprimes a leur echeance normale.
• Pour exercer vos autres droits (article 7), adressez-vous a l'entreprise appelee ou ecrivez-nous a info@sens-ai.biz.

Prestataires

Les SMS sont envoyes et les messages WhatsApp achemines par Telnyx LLC (Etats-Unis, CCT). Les messages WhatsApp sont transmis par Meta Platforms Ireland Ltd (WhatsApp Business Platform, UE), qui peut transferer ces donnees a Meta Platforms, Inc. (Etats-Unis) dans le cadre de ses conditions de traitement des donnees (article 6).

11. Contact

Pour toute question relative a la protection de vos donnees personnelles, vous pouvez nous contacter :

Consulter notre Accord de Traitement des Donnees (DPA)